Módulos y Funcionalidades de QuadMinds — Referencia Completa

Documento maestro del knowledge base comercial. Síntesis inteligente de múltiples fuentes.

Tabla de Contenidos

Arquitectura modular de QuadMinds
Torre de Control
Planificador de Rutas
Seguimiento de Rutas
Driver App
Portal de Órdenes
Módulo de Cobranzas
Control de Emisiones
Liquidación de Viajes (Costos de Transporte)
Mindy — IA integrada
Integraciones y APIs
Add-ons: concepto, listado y contratación
Módulos por producto TMS

1. Arquitectura modular de QuadMinds

QuadMinds está diseñado con una arquitectura modular que permite a cada empresa construir la solución que mejor se adapta a su tipo de operación. No existe una única configuración estándar: los módulos funcionales se combinan según el perfil del negocio, el tamaño de la flota, la complejidad operativa y las necesidades específicas.

Esta arquitectura responde a una realidad del mercado: las necesidades de una pequeña distribuidora de alimentos son fundamentalmente distintas a las de un operador logístico nacional con flotas de cientos de vehículos. Lo que unifica a todos es la plataforma base; lo que los diferencia son los módulos que activan y los add-ons que contratan.

Los módulos se dividen en dos categorías:

Módulos incluidos en el paquete base según el TMS contratado (Distribución o Transporte).
Add-ons: módulos opcionales que se contratan independientemente según necesidades específicas.

Cada add-on está diseñado para integrarse a la plataforma de forma simple y sin complicaciones, sin necesidad de desarrollos adicionales. Son plug-and-play funcional dentro del ecosistema QuadMinds.

2. Torre de Control

Qué es

La Torre de Control es el módulo de monitoreo y gestión de viajes de larga distancia de QuadMinds. Es un tablero de control diseñado específicamente para viajes interplanta, de abastecimiento, transporte de carga, troncales y carga paletizada. Su función central es brindar previsión y visibilidad sobre cada etapa del viaje, antes y durante la ejecución.

Valor que entrega

La Torre de Control transforma la gestión del transporte de larga distancia de reactiva a proactiva. En lugar de enterarse de los problemas cuando ya ocurrieron (el camión llegó tarde, el cliente no fue notificado, la carga se perdió en tránsito), el supervisor puede identificar con anticipación qué viajes están en riesgo de incumplir sus tiempos planificados y actuar antes de que el problema llegue al cliente.

Capacidades principales

Cálculo de ETAs por etapa: Para cada viaje, el sistema conoce los horarios planificados de cumplimiento de cada paso (salida del origen, llegada al primer punto, carga, partida, llegada a destino, descarga) y calcula automáticamente el ETA real comparándolo con el planificado. Cualquier desvío queda inmediatamente visible.

Visualización de viajes en curso: Los viajes pueden visualizarse de tres formas:

Agrupados por el paso donde se encuentra el vehículo actualmente (todos los que están cargando, todos los que están en tránsito, etc.).
Agrupados por tipo de demora: Normal, Demorado, Muy Demorado.
En listado tabular para análisis detallado. También se puede ver la posición de todos los vehículos en un mapa.

Avance automático sin intervención manual: El estado de cada viaje en el tablero avanza automáticamente según criterios de cumplimiento predefinidos (señal GPS, registro en la app, etc.). Esto evita que los actores involucrados manipulen el estado reportado. La información es objetiva.

Registro de alertas e incidencias: El supervisor puede registrar manualmente incidencias de cualquier tipo (accidente, demora de cliente, falla mecánica, problema documental) y estas quedan asociadas al viaje en la bitácora.

Identificación de responsabilidades: Al tener tiempos registrados por etapa, es posible determinar si una demora se debe al transportista, al proceso interno o al cliente receptor. Esto es esencial para gestionar SLAs, negociar condiciones y mejorar procesos.

Almacenamiento y extracción de datos: Toda la información de cada viaje queda almacenada históricamente y está disponible para extracción en formato Excel o via API.

Integración con GPS y otros sistemas: La Torre de Control puede integrarse con GPS propios o de terceros, así como con información de otros sistemas de gestión y TMS externos.

3. Planificador de Rutas

Qué es

El Planificador es la herramienta que genera automáticamente las rutas optimizadas de distribución. Es el módulo central del TMS para Distribución y el que genera el impacto más inmediato en la eficiencia operativa: el ahorro del 85% en tiempos de planificación.

Valor que entrega

Convierte un proceso que típicamente consume 2-4 horas diarias de trabajo manual en una tarea que se realiza en minutos, generando rutas significativamente más eficientes que las que un humano podría calcular manualmente.

Capacidades

Carga de órdenes desde múltiples fuentes: Las órdenes a entregar o retirar pueden importarse al Planificador de varias formas:

Integración directa con el ERP de la empresa.
Integración con tiendas: Mercado Libre, TiendaNube (y otras según configuración).
Carga de archivo en formato CSV/Excel.
Carga manual de una orden individual.

Carga de flota y conductores: El Planificador considera la flota disponible (vehículos con sus capacidades, restricciones y características) y los conductores asignados a cada vehículo.

Generación de zonas: El usuario puede definir zonas geográficas para organizar las rutas: asignar vehículos a zonas, optimizar cada zona de forma independiente, y gestionar por fecha de entrega.

Optimización de rutas: Con órdenes, vehículos y conductores cargados, el sistema genera las rutas optimizadas considerando simultáneamente múltiples variables: capacidad de vehículos, ventanas horarias de clientes, prioridades de pedidos, distancia total, restricciones de circulación y otros parámetros configurables.

Publicación de rutas a conductores: Una vez optimizadas y revisadas, las rutas se envían directamente a la Driver App de cada conductor con una acción simple (Publicar).

Histórico de datos: La información de distancia y carga transportada de cada ruta se almacena en un histórico que alimenta el dashboard analítico en tiempo real.

4. Seguimiento de Rutas

Qué es

El módulo de Seguimiento de Rutas es el panel de monitoreo en tiempo real de la ejecución de la distribución. Permite ver el cumplimiento de las rutas en curso, las visitas y las tareas asignadas a los conductores, tanto desde una pantalla como descargando reportes. El histórico de todas las rutas está siempre disponible.

Valor que entrega

Proporciona visibilidad completa sobre lo que está pasando en la calle durante la jornada de distribución, y capacidad de reacción inmediata ante cualquier imprevisto.

Mientras las rutas están en curso, el sistema informa:

Si hay rechazos de entregas o retiros: cuántos, cuáles y por qué motivo.
Cantidad de órdenes pendientes de entrega, cuántas se realizaron tarde.
Monto total cobrado hasta el momento y monto pendiente de cobro.
Rutas demoradas: cuáles y en qué medida.
Rutas con menor cumplimiento hasta el momento.
Si los conductores están respetando el orden de entrega optimizado.
Entregas confirmadas sin registro de visita al cliente (posibles anomalías).

Acciones posibles sobre rutas en curso:

Traspasar la carga de un vehículo a otro.
Agregar una orden nueva a una ruta en curso.
Reprogramar o eliminar una orden de una ruta en curso.
Extender el vencimiento de una ruta (para que dure más de 24 horas).

Información disponible por entrega:

Detalle completo de cada entrega o retiro.
Fotos y comentarios del conductor desde la app.
Firma digital del cliente.
Detalle de los productos entregados o retirados.
EPOD (Prueba de Entrega en formato PDF) para cada orden.
Reportes Excel con toda la información.

Análisis post-jornada:

Al finalizar las rutas, el sistema permite analizar:

Rechazos: cuántos, cuáles, por qué.
Motivo más frecuente de rechazo.
Entregas a reprogramar.
Performance de cada conductor.
Rutas menos eficientes del período.

5. Driver App

Qué es

La Driver App es la aplicación móvil de QuadMinds diseñada para los conductores. Disponible para iOS (App Store) y Android (Google Play), está pensada para ayudar al conductor a realizar y respaldar su trabajo diario en la calle.

Links de descarga:

Valor que entrega

Elimina el papel en el proceso de entrega, digitaliza la evidencia de cada visita, guía al conductor en su ruta y conecta en tiempo real al conductor con la oficina y con los clientes finales.

Qué permite hacer al conductor durante una jornada laboral:

Ver y revisar la ruta asignada: El conductor puede revisar la ruta antes de iniciarla, ver el listado de clientes, las órdenes y los detalles de cada entrega.

Iniciar la ruta: Cuando está listo, el conductor inicia la ruta. Esta acción se refleja en tiempo real en la plataforma y dispara las notificaciones automáticas a los clientes con el ETA actualizado.

Navegación integrada: La app guía al conductor hacia cada punto de entrega y le va recordando el orden optimizado de la ruta. Si el conductor intenta saltear un cliente, la app lo avisa.

Registrar el cumplimiento de cada visita: El conductor pone el estado a cada orden (entregado, rechazado, parcial) y cierra cada visita. Puede registrar:

Fotos como evidencia (del paquete entregado, del estado del local, etc.).
Firma digital del cliente receptor.
Comentarios sobre la visita.

Comunicación con clientes: Desde la app, el conductor puede:

Notificar al cliente que va en camino (genera notificación automática por SMS o email).
Avisar que está cerca (genera notificación por WhatsApp).
Chatear con el cliente o llamarlo por teléfono directamente desde la app.

Finalizar la ruta: Al completar todas las visitas, el conductor cierra la ruta. Toda la información queda registrada en la plataforma para análisis posterior.

6. Portal de Órdenes

Qué es

El Portal de Órdenes es un módulo add-on que provee visibilidad sobre el estado de los pedidos a actores que no son operadores logísticos directos: dadores de carga, gerentes comerciales, ejecutivos de cuentas, clientes grandes. Es una herramienta que mejora la comunicación entre áreas y otorga visibilidad a todos los actores de la cadena logística.

Valor que entrega

Elimina la dependencia del área logística para obtener información sobre el estado de los pedidos. Cualquier actor autorizado puede consultar el estado de cualquier orden en cualquier momento, sin necesidad de llamar al depósito, al operador logístico ni al conductor.

Características:

Información consolidada: Concentra el estado de todos los pedidos en un único portal.
Colabora con la gestión de rechazos y entregas fallidas: El equipo de ventas puede ver inmediatamente qué clientes no recibieron su pedido y coordinar la solución.
Disponible 24/7: No depende de que el área logística esté disponible.
Autogestionable y accesible desde cualquier lugar: No requiere instalación ni acceso a la plataforma principal de QuadMinds.
Responsive: Funciona correctamente en cualquier dispositivo (desktop, tablet, smartphone).
Facilita la búsqueda: Permite buscar el estado de pedidos de clientes y dadores de carga específicos.

7. Módulo de Cobranzas

Qué es

El Módulo de Cobranzas es un add-on que se integra dentro de la Driver App. Está diseñado para empresas cuya distribución incluye cobro en el punto de entrega: empresas que cobran en efectivo, cheque o transferencia al momento de entregar la mercancía.

Valor que entrega

Digitaliza el proceso de cobranza en ruta, elimina el manejo de planillas de papel y centraliza en tiempo real la información de pagos recibidos.

Capacidades:

Con el Módulo de Cobranzas activo, los conductores pueden desde la Driver App:

Visualizar las órdenes con cobro pendiente.
Registrar los pagos recibidos con el medio de pago correspondiente (efectivo, cheque, transferencia, tarjeta).
Asociar cada pago al comprobante correspondiente.
El operador en la plataforma puede ver en tiempo real el monto total cobrado vs. el monto pendiente de cobrar en cada ruta.

8. Control de Emisiones

Qué es

El módulo de Control de Emisiones es un dashboard add-on que permite calcular y monitorear las emisiones de CO2 y otros gases de efecto invernadero de la flota. Es el resultado de la colaboración entre QuadMinds y CIRCA, una empresa de consultoría e innovación en Economía Circular especializada en reducir el impacto ambiental mejorando la rentabilidad.

Por qué importa

El Control de Emisiones ya no es solo una iniciativa de responsabilidad social: tiene implicaciones regulatorias crecientes (normativas de emisiones en ciudades, zonas de bajas emisiones), comerciales (clientes con compromisos ESG que exigen reportes de huella de carbono a sus proveedores) y económicas directas (reducir emisiones implica reducir consumo de combustible, que es costo directo).

Capacidades:

Cálculo preciso de emisiones: A partir del tipo de motor, tipo de combustible, distancia recorrida y carga transportada de cada vehículo, el dashboard calcula las emisiones de CO2, gas metano y gases de invernadero generados.

Ranking de emisiones por vehículo: Identifica los vehículos más contaminantes según tipo de motor y combustible, lo que permite elaborar un plan de renovación de flota con base en datos.

Emisiones por tonelada de carga transportada: Esta métrica permite evaluar la eficiencia del transporte en relación a la carga. Cuantas menos emisiones por kg de carga, más eficiente es el transporte, lo que correlaciona directamente con reducción de costos operativos.

Emisiones por kilómetro recorrido: Permite identificar las rutas más contaminantes y justificar la optimización de las mismas.

Histórico comparativo: Guarda todo el histórico de emisiones para comparar períodos y monitorear el impacto de las mejoras implementadas.

Integración con la operación: Si la empresa ya realiza el seguimiento de rutas con QuadMinds, la información de distancia y carga transportada de cada ruta se almacena automáticamente en el histórico que alimenta este dashboard en tiempo real. No hay doble carga de datos.

Beneficios adicionales:

Reducción de carga impositiva: En algunas ciudades, emitir menos permite acceder a beneficios fiscales.
Cumplimiento normativo: Ayuda a garantizar el cumplimiento de regulaciones ambientales y reduce el riesgo de sanciones.
Atracción de clientes: Demostrar compromiso con la sostenibilidad puede mejorar la imagen y el posicionamiento comercial.

9. Liquidación de Viajes (Costos de Transporte)

Qué es

La Liquidación de Viajes es un módulo add-on que automatiza el cálculo de los costos de transporte y gestiona la liquidación de los transportistas tercerizados. Es especialmente relevante para empresas que trabajan con flotas de terceros y necesitan calcular mensualmente cuánto pagar a cada transportista.

Valor que entrega

Elimina el proceso manual de calcular liquidaciones, reduce errores y disputas con transportistas, y provee visibilidad preventiva sobre los costos de transporte antes de que se acumulen.

Flujo de trabajo:

1. Vinculación de vehículos con empresas de transporte: El sistema permite dar de alta todas las empresas de transporte que brindan servicio y asociarlas a cada vehículo de la flota.

2. Creación de tarifas personalizadas: Se pueden crear tarifas usando las variables que el negocio defina: cantidad de bultos entregados, número de paradas realizadas, distancia recorrida, duración de la jornada, origen y destino de las rutas. A cada variable se le asigna un monto y se define la vigencia de la tarifa.

3. Asignación automática de tarifas: Las tarifas se pueden asignar automáticamente a vehículos o empresas de transporte, o definir ruta por ruta qué tarifa aplicar.

4. Cálculo automático de costos al finalizar cada ruta: Al terminar cada ruta, el sistema calcula automáticamente el costo asociado cruzando la información de la ruta con los criterios de la tarifa. El operador puede agregar o restar montos adicionales sobre el cálculo base.

5. Generación de facturas proforma: Al cierre del período, el sistema genera pre-liquidaciones agrupadas por empresa de transporte, que funcionan como facturas proforma para verificar lo que se debe pagar a cada transportista.

10. Mindy — IA integrada

Mindy es el agente de IA de QuadMinds y está disponible como capa de inteligencia sobre toda la plataforma. Permite operar el TMS mediante conversación en lenguaje natural, hacer consultas sobre la operación en tiempo real, recibir asistencia en contingencias y tener un asistente que aprende de los documentos y políticas propias de la empresa.

Para una descripción completa de Mindy, ver el documento 04-mindy-ia.md de este knowledge base.

11. Integraciones y APIs

Para qué sirven las APIs de QuadMinds

Las APIs de QuadMinds son el canal de conectividad entre la plataforma y el ecosistema tecnológico de cada empresa. A partir de las APIs, se pueden construir todos los enlaces necesarios para integrar el negocio con la plataforma y con los sistemas existentes.

Qué permite hacer la integración:

Recepción automática de órdenes: Las órdenes del ERP se envían automáticamente al Planificador de QuadMinds sin necesidad de doble carga.
Devolución de estados de entrega: Las confirmaciones de entrega, rechazos y estados de cada orden se devuelven automáticamente al ERP o sistema de origen.
Integración con tiendas de e-commerce: QuadMinds puede conectarse con Mercado Libre, Shopify y TiendaNube para recibir pedidos directamente y gestionarlos en la plataforma logística.
Extracción de datos para Business Intelligence: Los datos operativos (KPIs, histórico de rutas, performance) pueden extraerse via API para su análisis en herramientas de BI externas.

Beneficios de las integraciones:

Eliminación de doble carga de datos: Las órdenes no se ingresan dos veces.
Automatización de procesos: Los flujos de datos son automáticos, sin intervención manual.
Visibilidad unificada: La información de la operación logística está disponible en los sistemas que cada área ya usa.
Flexibilidad: Las APIs son estándar y permiten construir integraciones personalizadas según las necesidades de cada empresa.

Tiendas conectables:

Mercado Libre
Shopify
TiendaNube

12. Add-ons: concepto, listado y contratación

Los add-ons son módulos adicionales que se incorporan a la plataforma base según las necesidades específicas de cada empresa. No son parte del paquete estándar: se contratan por separado y se integran de forma simple y sin complicaciones a la plataforma existente.

La filosofía de los add-ons es la escalabilidad: una empresa puede comenzar con el paquete base e ir incorporando módulos adicionales a medida que crece su operación o que identifica nuevas necesidades.

Add-ons disponibles:

Add-on	Para quién es más relevante
Portal de Órdenes	Empresas con equipos de ventas o dadores de carga que necesitan visibilidad
Módulo de Cobranzas	Distribuidoras con cobro en el punto de entrega
Control de Emisiones	Empresas con compromisos ESG o en ciudades con regulaciones ambientales
Liquidación de Viajes	Empresas que trabajan con transportistas tercerizados
Mindy (IA)	Todas las empresas que quieran mejorar la adopción y el uso de la plataforma

Los add-ons están disponibles tanto para el TMS de Distribución como para el TMS de Transporte, según corresponda a la naturaleza de cada módulo.

13. Módulos por producto TMS

Para claridad, este cuadro resume qué módulos están incluidos en cada producto:

Módulo	TMS Distribución	TMS Transporte
Planificador de Rutas	Incluido	No aplica
Torre de Control (Kanban)	No aplica	Incluido
Seguimiento de Rutas	Incluido	Incluido
Driver App	Incluido	Incluido
Integraciones API	Incluido	Incluido
Estadísticas y Reportes	Incluido	Incluido
Track & Trace	Incluido	Incluido
Alertas	Incluido	Incluido
Portal de Órdenes	Add-on	Add-on
Módulo de Cobranzas	Add-on	No aplica
Control de Emisiones	Add-on	Add-on
Liquidación de Viajes	Add-on	Add-on
Mindy (IA)	Add-on / Integrado	Add-on / Integrado

Los empresas pueden usar ambos TMS simultáneamente (como Soprole, que gestiona tanto distribución urbana como transporte interregional).